Procedura archiwizacji

Osoby i instytucje zainteresowane archiwizacją materiałów w Archiwum Danych Jakościowych prosimy o wypełnienie Formularza zgłoszeniowego dostępnego on-line w sąsiedniej zakładce. Zawarte w formularzu informacje pozwolą nam na podjęcie decyzji  o wstępnej akceptacji zgłoszenia. Archiwum Danych Jakościowych zastrzega sobie prawo do archiwizacji jedynie wybranych kolekcji. Wyboru kolekcji dokonuje zespół ADJ, biorąc pod uwagę wartość naukową zbioru, stan jego zachowania i własne możliwości ich archiwizacji.

W celu pełnej oceny wartości kolekcji po wstępnej akceptacji zgłoszenia osoba lub instytucja zgłaszająca dany zbiór poproszona zostanie o przedstawienie próbki kolekcji.

Po podjęciu ostatecznej decyzji o archiwizacji podpisana zostaje umowa pomiędzy ADJ a właścicielem kolekcji lub osobą uprawnioną do dysponowania kolekcją - Deponującym. Umowa ta dotyczy warunków przekazania ADJ kolekcji materiałów do archiwizacji oraz warunków jej udostępniania przez ADJ.

Następnie Deponujący przygotowuje szczegółowy, specyficzny dla danej kolekcji opis zbioru i przekazuje opracowane zgodnie z dostarczonymi przez ADJ wytycznymi materiały do archiwizacji. Archiwum zakłada tu ścisłą współpracę z Deponującym.

Techniczny proces archiwizacji odbywa się w Domu Spotkań z Historią. Po zakończeniu archiwizacji materiały oryginalne zwracane są Deponującemu, zaś ich kopie cyfrowe udostępniane są bezterminowo na stronie ADJ. Kopie cyfrowe przekazywane są również Deponującemu.

Dane przekazywane są ADJ nieodpłatnie. Archiwizacja zaakceptowanych przez ADJ kolekcji odbywa się na koszt ADJ lub na koszt Deponującego, jeśli archiwizacja danych jest jego zobowiązaniem wobec instytucji finansującej badania. Możliwa jest też współpraca ADJ i Deponującego w celu pozyskania środków niezbędnych do archiwizacji danej kolekcji. Z uwagi na ograniczone możliwości finansowe ADJ zachęcamy do umieszczania kosztów archiwizacji w budżetach grantów. Zespół ADJ służy pomocą w przygotowaniu kosztorysu archiwizacji.

Korzystanie z zasobów ADJ jest nieodpłatne.